Как зарегистрировать факт уничтожения персональных данных в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)?

Роскомнадзор утвердил требования к документальному оформлению факта уничтожения персональных данных (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). Требования действуют с 1 марта 2023 по 1 марта 2029 года. Подробнее см. комментарий.

Из требований следует, что если обработка персональных данных проводилась без использования средств автоматизации (вручную), то для подтверждения факта уничтожения персональных данных оформляется соответствующий акт.

Если же обработка персональных данных проводилась с использованием средств автоматизации, например, при помощи компьютеров, то наряду с актом об уничтожении персональных данных потребуется сделать выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе оператора персональных данных. Поскольку форма акта об уничтожении персональных данных не утверждена, его можно составить в произвольной форме.

В релизах "1С:ЗУП 8" (ред. 3) 3.1.23.812 / 3.1.27.23 появилась возможность уничтожения персональных данных сотрудников. Для включения возможности в настройках программы установите флажок "Уничтожать персональные данные" (раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – Защита персональных данных). В поле "Уничтожить данные уволенных сотрудников через" укажите через какое количество лет можно будет уничтожить данные (автоматически персональные данные сотрудников уничтожаться программой не будут, необходимо самостоятельно зарегистрировать акт).

После установки флажка в разделе Кадры становится доступно рабочее место "Уничтожение персональных данных", а также журнал документов "Акты об уничтожении персональных данных"

В рабочем месте в разделе "Сроки хранения" указываются автоматически список всех уволенных сотрудников и срок хранения их данных в соответствии с указанным количеством лет в настройках (указываются с истекшим сроком хранения). Сформировать акт (акты) об уничтожении данных выбранных сотрудников можно по кнопке "Создать акты" (создать акты можно также из журнала документов "Акты об уничтожении персональных данных"). По кнопке "Печать" из созданного документа акта можно сформировать и распечатать акт об уничтожении персональных данных, выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе оператора персональных данных.

Обратите внимание, когда по физическому лицу будет создан акт, его персональные данные будут уничтожены. Это необратимая операция (уничтоженные данные восстановить нельзя)!